Ochrana osobních údajů

Pro nás, společnost Realman s.r.o. se sídlem Družstevní 421/1, Adamov 67904, IČ 26227461, DIČ CZ26227461, zapsaná v OR vedeném KOS v Brně, oddíl C, vložka 38428 (dále jen „Realman“) byla vždy absolutní prioritou bezpečnost Vašich dat a stabilita námi poskytovaných služeb a i nadále v tomto budeme vyvíjet maximální úsilí.

V následujícím textu Vás blíže seznámíme s tím, jak v rámci poskytovaných služeb, spojených s online realitním systémem Realman (dále jen „Systém“), pracujeme s Vašimi osobními údaji. Od 9. července 2014 jsme také registrováni u Úřadu pro ochranu osobních údajů, pod č. 00053418.

Obsah dále odkazovaných článků nařízení evropského parlamentu a rady EU 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (GDPR) si můžete přečíst zde: https://www.privacy-regulation.eu/cs/index.htm. Definice dále použitých pojmů naleznete v čl. 4 GDPR.

V případě jakýchkoliv dotazů či požadavku na upřesnění neváhejte kontaktovat naši podporu na [email protected] nebo prostřednictvím formuláře na našem webu https://www.realman.cz/kontakt.

Osobní údaje, které zpracováváme jako správce i jako zpracovatel můžeme zpřístupňovat výhradně našim spolupracovníkům, kteří zajišťují administrativní a technickou podporu pro používání Systému, případně jiným subjektům pouze v případě, kdy nás o to požádá oprávněná osoba Klienta nebo z důvodu plnění zákonných povinností. Osobní údaje nikdy nepředáváme třetím stranám a do třetích zemí bez Vašeho souhlasu, nebo pokud to přímo nevyžaduje provedení požadovaného úkonu. Naši zaměstnanci i spolupracovníci, kteří mají přístup k Vašim osobním údajům, jsou smluvně vázáni mlčenlivostí. I přesto jsou v našem Systému nasazeny další opatření, která našim pracovníkům neumožňují zobrazit osobní údaje klientů ve Vašich licencích.

Osobní údaje v Realmanu zpracováváme v souladu s čl. 5 GDPR a očekáváme, že tak činí i naši Klienti ve svých licencích Systému. Soulad s GDPR vyžadujeme i po našich dodavatelích, jejichž služby využíváme.

Z důvodu poskytování služeb evidujeme pouze osobní údaje, které nám sami sdělíte.

Pro poskytování podpory potřebujeme znát doménu, Vaše jméno, e-mail a nebo telefonní číslo. Tyto údaje evidujeme na základě oprávněného zájmu pomoci Vám a uchováváme je po dobu běhu Vaší licence, nejdéle však 10 let od jejího ukončení.

Pro provoz licence Systému potřebujeme znát doménu, kontaktní osobu, její e-mail, telefon a fakturační údaje. V případě, že se nejedná o právnickou osobu, pak evidujeme i následující osobní údaje: IČ, DIČ, poštovní adresu a bankovní spojení. Účelem zpracování těchto údajů, je z pohledu GDPR, plnění smlouvy a údaje uchováváme nejdéle 10 let od ukončení spolupráce. Dále z důvodu plnění právní povinnosti uchováváme identifikační a kontaktní údaje uvedené na účetních dokladech s ohledem na platnou legislativu, tedy 10 let od zdanitelného plnění.

Používáním našich služeb automaticky získáváme další informace jako je IP adresa a informace o použitém zařízení. V případě uživatelů Systému je tedy teoreticky možné identifikovat na základě těchto informací i konkrétního uživatele. Využíváme soubory cookies tak, jak je popsáno zde: https://www.realman.cz/rm-cookies-info.

Každý subjekt osobních údajů má právo požadovat plnění svých práv dle oddílu 3 a 4 GDPR stejně jako podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů v případě, že se domnívá, že bylo porušeno jeho právo na ochranu osobních údajů.

Osobní údaje, které vložíte do své licence Systému, jsou pouze Vaše, váží se k nim všechna Vaše práva i dle GDPR a zároveň odpovídáte za jejich správnost a obsah. My tato data v žádném případě nevyužíváme.

Podmínky zpracování osobních údajů (Zpracovatelská smlouva)

1. Společnost Realman s.r.o. se sídlem Družstevní 421/1, Adamov 67904, IČ 26227461, DIČ CZ26227461, zapsaná v OR vedeném KOS v Brně, oddíl C, vložka 38428 (dále jen „Realman“) je ve vztahu k osobním údajům uložených v online realitním systému Realman (dále jen „Systém“) zpracovatelem. Odběratel (dále jen „Klient“) využívající licenci Systému je správcem těchto údajů se všemi právy i povinnostmi dle GDPR.

2. Tyto podmínky upravují vzájemná práva a povinnosti při zpracování osobních údajů, ke kterým Realman získal přístup v rámci plnění licenční smlouvy uzavřené formou zřízení licence Systému. Požadavkem na zřízení licence, Klient vyjadřuje souhlas, že je s těmito podmínkami seznámen a že je v plném rozsahu akceptuje.

3. Realman se zavazuje pro Klienta automatizovaně zpracovávat osobní údaje jeho klientů a spolupracovníků v rozsahu běžných osobních údajů, které Klient získal v souvislosti s vlastní obchodní činností a to po dobu nezbytnou pro provoz licence Systému, a nejdéle 12 měsíců formou šifrovaných záloh, po jejím ukončení. S ohledem na obor činnosti nepředpokládáme zpracování zvláštních kategorií osobních údajů dle GDPR.

4. Osobní údaje pro Klienta zpracováváme pouze v rozsahu stanovených těmito podmínkami a uchováváme je pouze v rámci Evropského hospodářského prostoru. Systém provozujeme výhradně na serverech v majetku Realman, které nesdílíme s třetími osobami. Pro zajištění vyšší dostupnosti a bezpečnosti uchováváme šifrovaná data i mimo ČR (Německo, Irsko) s využitím cloudových služeb Amazon Web Services. Pokud je nutné pro provoz Systému nebo některých funkcí využít subdodavatele (registrace domén, zasílání SMS, e-mailů, pokud nemá Klient hosting v rámci Systému, atp.), jakožto dalšího zpracovatele, požadujeme minimálně stejné povinnosti na ochranu osobních údajů, jako plníme my. 

5. Realman prohlašuje, že zpracovávání osobních údajů bude zabezpečeno následujícím způsobem:

a) osobní údaje jsou zpracovávány v souladu s obecně závaznými právními předpisy a na základě pokynů Klienta, tj. pro výkon veškerých činností potřebných pro poskytování Systému a to po celou dobu zpracování osobních údajů;
b) technicky, organizačně a personálně zabezpečí ochranu zpracovávaných osobních údajů tak, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k údajům, k jejich změně, zničení, ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování nebo k jinému zneužití;
c) přijatá technická a organizační opatření odpovídají míře rizika a pomocí nich zajišťuje neustálou důvěrnost, integritu, dostupnost a odolnost systémů a služeb zpracování, a včas obnovuje dostupnost osobních údajů a přístup k nim v případě fyzických či technických incidentů;
d) k osobním údajům budou mít přístup pod jednoznačným identifikátorem pouze oprávněné osoby Realmanu a subdodavatelů, pokud to bude nezbytné pro provedení Klientem požadované činnosti, a to za stanovených podmínek a rozsahu zpracování údajů;
e) oprávněné osoby jsou povinny zachovávat mlčenlivost o osobních údajích a o bezpečnostních opatřeních, jejichž zveřejnění by ohrozilo zabezpečení osobních údajů, a to i po skončení využívání Systému;
f) Realman poskytne Klientovi v rámci Systému nástroje pro správnou evidenci osobních údajů a splnění povinnosti reagovat na žádosti o výkon práv subjektu údajů stanovených v GDPR a provádět odpovídající opatření;
g) Realman poskytne Klientovi veškeré informace potřebné k doložení toho, že byly splněny povinnosti dle těchto podmínek a GDPR a na žádost Klienta kdykoliv umožní provedení auditu či inspekce týkající se zpracování Osobních údajů.

6. Klient je povinen neprodleně ohlašovat všechny jemu známé skutečnosti, které by mohly nepříznivě ovlivnit řádné a včasné plnění závazků vyplývajících z těchto podmínek a poskytnout Realmanu součinnost nezbytnou pro plnění těchto podmínek.

7. Realman je oprávněn tyto podmínky změnit a je povinen novou verzi bez zbytečného odkladu zveřejnit na svých internetových stránkách a o této změně informovat v rámci Systému oprávněné osoby Klienta.

8. Vztahy těmito podmínkami výslovně neupravené se řídí platným právním řádem České republiky, zejména zákonem o ochraně osobních údajů č. 101/2000 Sb. v platném znění a zákonem č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, v platném znění a GDPR.

Tyto podmínky nabývají účinnosti dnem 25.5.2018.